Changer de fiduciaire : aucun préavis n'est obligatoire

Une gérante de bureau d’ingénieurs vaudois m’a montré son classeur un jeudi soir. Elle avait résilié sa fiduciaire en mars, signé avec une autre en avril, et découvert en septembre que l’ancienne recevait toujours la correspondance TVA. Six mois de courrier partis à une adresse qui ne s’en occupait plus. La résiliation avait été faite dans les règles. Personne n’avait pensé aux accès.

C’est le vrai sujet. La partie que tout le monde redoute, la rupture du contrat, est la plus simple des trois.

Non, vous n’avez pas de préavis à respecter

Les pages qui sortent en tête quand on cherche ce sujet sont écrites par des fiduciaires. Deux d’entre elles annoncent un préavis contractuel de un à trois mois. C’est faux.

Votre relation avec une fiduciaire est un mandat au sens des art. 394 et suivants du Code des obligations. L’art. 404 al. 1 dit ceci, en une phrase : « Le mandat peut être révoqué ou répudié en tout temps. » Il est de jurisprudence constante qu’on ne peut pas renoncer d’avance à ce droit. Autrement dit, la clause de préavis que vous avez signée sans la lire ne vous lie pas.

La contrepartie tient dans l’alinéa suivant : celle des parties qui résilie en temps inopportun doit indemniser l’autre du dommage causé. Ce n’est pas une pénalité forfaitaire, c’est un dommage à prouver, et il faut vraiment mal choisir son moment. Résilier six jours avant l’échéance d’un décompte de TVA que vous avez demandé la semaine d’avant, oui. Résilier en février pour un exercice bouclé en janvier, non.

La phrase à dire au téléphone tient en une ligne : je ne conteste pas vos honoraires, je mets fin au mandat aujourd’hui, et je vous demande la restitution de mes documents.

Trois opérations, pas une

Le mot « changer » cache trois choses que personne ne sépare, et c’est la source de la plupart des ratés.

La première prend cinq minutes. La deuxième prend deux à quatre semaines et se négocie. La troisième traîne des mois parce qu’elle n’a ni échéance ni interlocuteur.

Vos livres sont à vous, pas à votre fiduciaire

Beaucoup de patrons abordent la récupération des documents en position de demandeur, comme s’ils réclamaient une faveur. C’est l’inverse.

L’art. 958f CO impose la conservation des livres et des pièces comptables pendant dix ans à compter de la fin de l’exercice. Cette obligation pèse sur votre entreprise, pas sur votre fiduciaire. Si un contrôle TVA tombe dans quatre ans et que vos grands livres sont restés dans un serveur que vous ne connaissez pas, c’est vous qui répondez. Et l’art. 400 al. 1 CO oblige le mandataire à rendre compte de sa gestion et à restituer en tout temps, sur demande.

Réclamez donc par écrit, et réclamez précisément. La liste minimale, pour les trois derniers exercices :

• comptes annuels, balances, grands livres, journaux et plan comptable ;
• l’export du logiciel dans un format lisible sans abonnement, et pas seulement un PDF ;
• décomptes TVA, réconciliations annuelles et correspondance avec l’administration ;
• journaux de salaires, certificats, décomptes AVS et LPP ;
• déclarations fiscales déposées, taxations reçues et reports de pertes ;
• registre des immobilisations et pièces permanentes, statuts, contrats, procès-verbaux.

L’export est le point qui coûte le plus cher quand il est raté. Un PDF de grand livre n’est pas une comptabilité reprenable. Demandez le fichier natif ou un export comptable standard, et demandez-le avant de payer la dernière facture.

Quand couper : au bouclement, pas à une date

Tout le monde répond « vous pouvez changer en cours d’année », ce qui est vrai et ne vous aide pas.

Regardez où vous en êtes dans l’exercice. Si vous coupez au milieu, quelqu’un doit produire une situation de reprise et contrôler l’ouverture. L’ancienne fiduciaire facture un travail de clôture intermédiaire qu’elle n’avait pas prévu, la nouvelle facture une reprise qu’elle chiffre au doigt mouillé parce qu’elle n’a pas encore vu les comptes. Vous payez deux fois le même passage.

Ma règle : si le bouclement est à plus de quatre mois, changez maintenant, la double facture est moins chère que quatre mois de mauvais service. S’il est à moins de quatre mois, faites boucler puis partez, et signez le nouveau mandat entre-temps pour que la reprise commence le premier jour du nouvel exercice. Sur ce que coûte cette période, notre guide sur ce qui fait varier le prix d’une fiduciaire donne les variables à faire chiffrer avant de signer.

Une exception : si le motif du changement est une erreur qui grossit, un décompte TVA faux ou des salaires mal annoncés, ne raisonnez pas en cycle. Coupez tout de suite.

Les accès, la partie que tout le monde oublie

C’est la liste qui a manqué à la gérante du bureau d’ingénieurs. Aucun de ces accès ne tombe avec la résiliation.

• Portail de l’Administration fédérale des contributions. Votre fiduciaire y agit par une procuration et des droits d’accès attribués à son compte. La résiliation du mandat ne les supprime pas. Il faut les retirer dans la gestion des droits, puis attribuer les mêmes à la nouvelle. Détails de la démarche côté TVA sur notre page déclaration de TVA.
• Adresse de correspondance. Si le courrier de l’administration fiscale cantonale part chez la fiduciaire, changez-la explicitement. C’est ce point précis qui a fait perdre six mois de courrier.
• Caisse de compensation AVS et institution LPP. Même logique, procuration séparée, et souvent un simple courrier suffit.
• E-banking. Un accès en consultation ou un droit de signature collective accordé pour les paiements fournisseurs reste actif tant que la banque n’a pas reçu votre instruction.
• Logiciel comptable et salaires. Si la licence est au nom de la fiduciaire, vos données sont chez elle. Récupérez l’export avant que le compte ferme, pas après.

Recopiez ces cinq lignes sur une feuille et cochez au fur et à mesure. Comptez deux semaines pour en venir à bout.

Écrire la résiliation en quatre lignes

Pas besoin de modèle juridique. Un courriel avec accusé de réception, ou un recommandé si la relation est tendue, avec quatre éléments : la fin du mandat à la date du jour, la demande de restitution des documents en citant l’art. 400 al. 1 CO, le format d’export souhaité, et une date de remise raisonnable, disons quinze jours.

N’expliquez pas pourquoi vous partez. Ça n’a aucune valeur juridique, et ça transforme un acte administratif en conversation.

Ensuite, choisissez la suivante en sachant ce que vous cherchez : notre méthode en cinq étapes pour choisir une fiduciaire part de la fiche du Registre du commerce, et la recherche de l’annuaire filtre par canton et par prestation. Posez la question de la reprise dès le premier rendez-vous : une fiduciaire qui reprend souvent des dossiers a une procédure, et elle vous la décrit sans hésiter.

Les textes

• Art. 400 CO, reddition de compte et restitution en tout temps (RS 220, état au 1er janvier 2026).
• Art. 404 CO, révocation du mandat en tout temps et indemnisation en temps inopportun (RS 220, état au 1er janvier 2026).
• Art. 958f CO, conservation dix ans des livres et pièces comptables (RS 220), précisé par l’Olico (RS 221.431).
• Administration fédérale des contributions, inscription, procuration et gestion des droits d’accès dans le portail (guide d’utilisation, 2025).

Questions fréquentes

Dois-je respecter un préavis pour changer de fiduciaire ?

Non. L'art. 404 al. 1 du Code des obligations prévoit que le mandat peut être révoqué en tout temps, et la jurisprudence considère qu'on ne peut pas y renoncer d'avance. Une clause de préavis de un ou trois mois dans vos conditions générales ne vous lie donc pas. Ce que vous risquez, c'est l'art. 404 al. 2 : une indemnité si vous résiliez en temps inopportun et que vous causez un dommage.

Puis-je changer de fiduciaire en cours d'exercice ?

Oui, rien ne l'interdit. Mais quelqu'un devra reprendre une comptabilité déjà commencée et produire une situation de reprise, et les deux fiduciaires facturent ce travail. Si votre exercice se termine dans moins de quatre mois, attendre le bouclement coûte presque toujours moins cher.

L'ancienne fiduciaire peut-elle refuser de me rendre mes documents ?

Vos pièces originales et vos livres restent à votre entreprise, et l'art. 400 al. 1 CO oblige le mandataire à restituer sur demande. En pratique, un désaccord porte plutôt sur les documents que la fiduciaire a produits elle-même et sur des factures impayées. Payez la part que vous ne contestez pas, réclamez la restitution par écrit, et gardez la trace de la demande.

Faut-il prévenir l'administration fiscale ?

Pas au sens d'une annonce à faire. En revanche votre ancienne fiduciaire dispose de droits d'accès à votre dossier dans le portail de l'Administration fédérale des contributions et souvent auprès de votre caisse de compensation. Ces droits ne tombent pas avec la résiliation : il faut les retirer un par un.

Ce guide est informatif et ne remplace pas un conseil personnalisé. Pour trouver une fiduciaire près de chez vous, utilisez la recherche ou parcourez l'annuaire par canton.